La dématérialisation des processus RH

  • La dématérialisation des processus RH permet une amélioration de la productivité et de la compétitivité pour une organisation.
  • Les principaux bénéfices incluent une diminution des coûts, un meilleur suivi de qualité, une communication interpersonnelle améliorée et des gains en productivité.
  • Elle facilite le suivi du temps de travail, la gestion automatisée des effectifs ainsi que la gestion des congés et les échanges au sein de l'entreprise.
  • Cette pratique offre également la possibilité aux salariés d'accéder facilement à leurs documents et bulletins de paie en ligne via un coffre-fort numérique protégé.

A l’heure où la productivité joue un enjeu majeur au cœur d’une entreprise, la dématérialisation est devenu un passage nécessaire pour qu’une organisation puisse progresser. Et le domaine des ressources humaines est celui qui a le plus besoin de cette amélioration. Aujourd’hui, plusieurs outils pour la dématérialisation des données RH sont proposés sur le marché dans cette initiative, de toutes les sortes et sur plusieurs supports avec de nombreux avantages tout en respectant les données des utilisateurs.Et ces outils sont aujourd’huiles moyens pour une entreprise de proliférer économiquement grâce au gain en productivité et à la contribution aux performances des organisations.

D’ailleurs, depuis le mois de janvier 2017, il n’est plus nécessaire pour un employeur d’obtenir un accord préalable de ses collaborateurs pour la dématérialisation des documents à utiliser dans son entreprise. A ce propos, comparé aux autres pays d’Europe, les entreprises françaises ne sont engagées qu’à 15% comparée aux autres pays d’Europe à l’instar de l’Allemagne avec ses 95% selon une étude. Toutefois, la mise en disposition d’un coffre-fort numérique permet à une entreprise de mieux s’imposer sur le marché.

Les principaux bénéfices de la dématérialisation des tâches RH pour une entreprise

L’avènement de la technologie numérique pour le traitement du travail RH offre des bénéfices à l’entreprise grâce à une grande diminution des coûts et une grande amélioration du suivi de qualité mais aussi pour la communication interpersonnelle au sein de l’entreprise. A plus d’un titre, cet outil à destination des départements des ressources humaines et des managers permet au monde de l’entreprenariat d’être toujours plus connecté et interdépendant. Car les gains en productivité obtenus par la dématérialisation contribuent à l’amélioration des performances d’une organisation.

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Suivi efficace du temps de travail

Le suivi du temps de travail est très important pour une entreprise dans la mesure où les heures de travails des employés peuvent être comptées grâce à la dématérialisation des données. Avec un logiciel de gestion des temps et des activités, il sera plus simple pour une entreprise de gérer et de prendre des mesures adaptées pour la résolution des problèmes relatifs aux absences et aux heures de travail effectuées, et tout cela dans un cadre légal. Par ailleurs, c’est aussi un très bon moyen de suivre les informations supplémentaires concernant la performance et la productivité des salariés. En d’autres termes, il vous sera plus facile d’organiser l’emploi du temps de vos employés et mieux gérer leurs heures supplémentaires et par conséquent, éviter toutes les amendes prévues par la loi, ou encore d’éventuels conflits entre les employés.

Gestion automatisée des effectifs

Les imprévus peuvent coûter très cher pour une entreprise. En effet, un groupe n’est jamais à l’abri d’un événement de dernière minute comme l’absence imprévu d’un employé ou le manque d’expérience de ce dernier pour effectuer une tâche et de tout recommencer à zéro. Heureusement, avec une solution RH pour faciliter la planification, quelques clics suffisent pour régler toutes sortes d’imprévus. Et ceci grâce à la possibilité de visualiser globalement le planning de tous les collaborateurs.

Solution pour la gestion des congés

Les congés sont souvent un sujet de désaccord au sein d’une entreprise. Cependant, il existe des solutions pour prévenir tous les problèmes liés à la prise de congé. Ceux-là concernent la gestion du temps et de la présence en entreprise. Si avant, la pointeuse faisait office d’enregistreur d’heures de travail, aujourd’hui il existe un système de badge ou des logiciels qui permettent de gérer plus facilement les temps d’absences et de présences au sein d’une entreprise, pour ensuite mieux traiter tous les congés au sein de l’entreprise. Que ce soit les heures supplémentaires, les travaux de nuit, les heures travaillées, RTT et autres congés, il est désormais plus simple pour les entreprises grâce un outil informatisé de compter les heures afin de mieux planifier les organisations de travail.

Facilité d’échange pour un meilleur planning

La dématérialisation des processus RH

La dématérialisation permet une relation optimale entre les collaborateurs. Elle contribue à un bon moyen d’optimiser la communication entre les services RH et les employés, ainsi optimiser les échanges. De cette mise à disposition d’un coffre-fort numérique pour l’entreprise et les salariés, les échanges deviennent plus simples. Par exemple, pour une demande d’attestation, le chef d’entreprise peut, en quelques clics, déposer les documents voulus dans le système d’informations numérique personnelles des salariés. L’archivage se fait automatiquement avec le processus de signature achevé. C’est énormément de temps qui est gagnée avec la dématérialisation et cela permet aussi aux collaborateurs RH d’avoir plus de disponibilité pour les échanges avec les collaborateurs.
Les avantages de la dématérialisation pour les employés
Le service étant gratuit, la dématérialisation permet à l’entreprise d’offrir la possibilité au salarié d’accéder à un système d’information gratuitement. C’est un service qui permet l’archivage de documents et d’effectuer les partages de manière protégées avec les autres. De plus, c’est un service accessible depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette via des applications mobiles accessiblestous les jours à tout moment.

La consultation des documents

La dématérialisation des documents offre la possibilité de les consulter à n’importe quel endroit, à n’importe quel moment et surtout sur n’importe quelle plateforme. Les logiciels spécialisés dans la gestion des temps comme ManaTime disposent de la fonction d’affichage des informations nécessaires aux salariés pour mieux gérer tous leurs congés ou d’envoyer leur demande, ou encore de consulter leur planning de travail.

Conservation des bulletins de paie

Toutes les données des salariés comme les bulletins de paie sont conservées dans les données numériques du collaborateur. Il restera donc pour ce dernier des documents en cas de sinistre ou de changement de domicile. Et encore, il restera un original auprès du service RH si nécessaire. La dématérialisation fonctionne comme un coffre-fort numérique qui protègera tous les documents concernant le salarié jusqu’à sa retraite.

Conclusion

Le monde de l’entreprise change avec la dématérialisation. Les apports de la digitalisation aux processus documentaires qui prennent à la fois beaucoup de temps et nécessitent beaucoup d’efforts sont nombreux. En choisissant la dématérialisation des documents, une entreprise optimise son organisation des services des ressources humaines. D’avantages de gains financiers peuvent être enregistrés grâce à la distribution et à l’archivage. Mais les bénéfices ne se limitent pas sur le plan financier, car une entreprise disposera d’une meilleure cohésion entre salariés et aussi une meilleure gestion du planning. En bref, elle constitue une proposition considérable pour l’entreprise et les salariés.

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FAQ

Qu'est-ce que la dématérialisation des documents rh ?

La dématérialisation des documents RH est un processus consistant à transformer des supports physiques en formats électroniques. Cela permet de faciliter la gestion et le stockage des données liées aux ressources humaines, tout en réduisant l'utilisation du papier.

Grâce à cette pratique, il est possible d'accéder rapidement aux informations et de les partager plus facilement avec les différents acteurs concernés, contribuant ainsi à une meilleure efficacité et une économie de temps. La dématérialisation des documents RH s'inscrit dans une démarche globale de digitalisation des processus administratifs au sein d'une entreprise.

Quels sont les étapes du processus de dématérialisation ?

Le processus de dématérialisation comprend généralement quatre étapes clés. Tout d'abord, il faut effectuer un inventaire des documents physiques à dématérialiser.

Ensuite, il est important d'établir une stratégie pour la numérisation et la gestion des nouveaux fichiers électroniques. La troisième étape consiste à numériser et à indexer les documents afin de faciliter leur recherche ultérieure. Enfin, il est essentiel de mettre en place des outils de sécurité pour garantir la confidentialité et l'intégrité des données numériques.

Comment les processus rh sont-ils impactés par la digitalisation ?

Avec l'avancée constante de la technologie, les processus RH sont de plus en plus impactés par la digitalisation. Les tâches administratives comme la gestion des dossiers du personnel ou le recrutement ont été grandement simplifiées grâce à l'utilisation d'outils numériques.

De plus, les échanges et la communication au sein de l'entreprise se font maintenant majoritairement en ligne, ce qui facilite leur rapidité et leur efficacité. Toutefois, cette digitalisation peut également mener à une déshumanisation des relations professionnelles et nécessite donc une adaptation des métiers RH pour accompagner ces changements.

Pauline Fontaine
Journaliste sur Emploi International